POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CONSIDERANDOS

En conformidad con la Ley 1581 de 2012, y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, mediante las cuales se establece el Régimen General de Protección de Datos Personales, se implementan las presentes políticas generales para el tratamiento de los datos de usuarios, proveedores, contratistas, clientes, o personas que transitoriamente tengan relación con MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S, o cualquier tercero que haga parte de la base de datos de la que sea responsable, acoge y respeta las disposiciones normativas, referentes a las obligaciones de los responsables de tratamiento de datos personales, y a la generación de las Políticas de Tratamiento de la información, garantizando a los titulares de la información los procedimientos para establecer un control sobre su información personal. Con base en la normatividad que fundamentan la protección de datos personales, en la que se formulan las siguientes disposiciones para su tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta norma.

OBJETO

Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados y/o almacenados por el desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Las reglas contenidas en esta norma dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

Las reglas adoptadas en esta norma por MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.

Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.

Custodio de la base de datos: Es la persona natural o jurídica que tiene bajo su custodia la base de datos personales para este MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S

Dato personal: Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.

Dato personal sensible: Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el título IV de la presente ley.

Encargado del Tratamiento: Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Fuentes Accesibles al Público: Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.

Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ellas se hallan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

Procedimiento de análisis y creación de información: Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.

Procedimiento de Disociación: Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.

Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución o posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.

Propietario de la base de datos: Dentro de los procesos de operatividad MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mimos y su gestión.

Responsable del Tratamiento: Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.

Titular del dato personal: Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.

Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.

Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

Violación de datos personales: Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales: Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por la MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como responsable y/o encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.

TRATAMIENTO, FINALIDAD Y PRINCIPIOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS

Los datos personales que MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

Gestión de Proveedores y Contratistas: El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de la gestión contractual, bajo la normativa vigente para el suministro de bienes o servicios que requiera (cliente, proveedor tercero) para su funcionamiento. Así mismo, recolecta información de personas naturales para procesos de selección de contratación de contratistas, para las diferentes actividades que requiera la entidad.

Gestión de riesgos y emergencias: Realizar una adecuada gestión de riesgos que nos permita atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad de los contratistas, usuarios y demás. Motivo por el cual es necesario tener información que nos permita analizar la carga ocupacional histórica y conocer en tiempo real la información de los usuarios.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La protección de datos de carácter personal en MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en las leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.

Principio de Consentimiento informado o principio de Libertad: El tratamiento de datos personales al interior de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

Principio de Legalidad: El tratamiento de la información es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio Finalidad del Dato: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.

Principio de Calidad o veracidad del dato: Los datos de carácter personal recolectados por MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. En este aspecto el titular juega un papel clave: se entiende que la información es veraz, si el mismo la suministra atendiendo al principio de buena fe. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan al error.

Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, la información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Principio de Pertinencia del dato: En la recolección de los datos personales por parte de la MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

Principio de Temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado o tratado el dato personal, MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

Principio de Seguridad del Dato: MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S conforme a la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, que no tengan la naturaleza de públicos está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Política de Tratamiento de Información o en la Ley 1581 de 2012. MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

Principio del Deber de Información: MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

Principio de Protección especial de datos sensibles: MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento.

MECANISMOS DE OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado de titular para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de esta última autorización otorgada en documento por EL TITULAR, la cual estará disponible para verificación por parte de este último en cualquier momento. Para obtener acceso a la autorización, EL TITULAR deberá cumplir con lo dispuesto en el presente documento.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales en los siguientes casos:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria.

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad en las carteras que se tienen, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de industria y Comercio.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los archivos de información., tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

Derecho de Acceso: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

Derecho de Actualización: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

Derecho de Rectificación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

Derecho de Cancelación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

Derecho a la Revocatoria del Consentimiento: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

Derecho de Oposición: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.

Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones: El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos, MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos: En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S de manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

En casos de emergencia médica o sanitaria.

Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

ÁREA DE ATENCIÓN AL TITULAR Y PROCEDIMIENTO PARA CONOCER O ACCEDER A SU INFORMACIÓN

La Administración de la MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral IX de la presente Política, a excepción del descrito en su literal (vii).

Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá ejercer petición, queja o reclamo al correo electrónico gerencia@multisoluciones.com.co

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACION, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S adopta el siguiente procedimiento:

El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital.

En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario.

El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital.

La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S para el ejercicio del Habeas Data.

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.

Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento.

En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.

Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

Documentos que soportan la solicitud.

Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. Podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá́ consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”.

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros 15 días.

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. La Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.AS., documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización.

Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descritos.

DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

Deberes para los RESPONSABLES del Tratamiento:

Cuando MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta norma, que asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales

Cuando la MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta norma y en la ley.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.

Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento

Además de los deberes antes descritos en cabeza de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S.

Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a la base de datos que contengan datos personales.

Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de la base de datos que contienen datos personales.

Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta norma por parte de los destinatarios de la misma.

Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.

Aplicar esta norma sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información.

Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.

Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.

Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.

Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

PROCEDIMIENTO PARA CONOCER O ACCEDER A SU INFORMACIÓN

El Titular de los datos podrá solicitar MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S mediante comunicación escrita o correo electrónico dirigido al correo señalado en el numeral X del presente documento, conocer la información relacionada con sus datos que reposen en las bases de datos de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará el término de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PROHIBICIONES

En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los contratistas o proveedores que contraten con MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

En los contratos con los contratistas o proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del contratista o proveedor.

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S

La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S y contar con la autorización del custodio de la base de datos.

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas por MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S para estos fines.

Los datos sensibles que se identifiquen serán informados al titular de los mismos, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S procederá a eliminarlos de manera segura.

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S prohíbe a los destinatarios de esta norma cualquiera tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., según el caso.

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la adolescencia.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos por LA MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., cuando:

El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.

La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., como responsable y/o encargado del tratamiento.

Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.

Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.

Corresponderá a la Administración y al Consejo de Administración aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta norma. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL

En el tratamiento de datos personales que realiza MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.

En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma.

Es obligación de los destinatarios de esta norma informar a MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.

En estos casos, MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

Cuando las autoridades del Estado soliciten a MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.

por razones de seguridad de la información.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

POLITICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN SISTEMAS DE VIDEO VIGILANCIA

Debido a que los sistemas de video vigilancia involucran la captación de imágenes de personas naturales, la legislación colombiana de protección de datos personales debe ser tomada en cuenta al momento de operar dichos mecanismos.

Por lo anterior, la Superintendencia de Industria y Comercio publicó la “Guía para la protección de datos personales en sistemas de video vigilancia”, para brindar orientación a todas las personas y empresas que utilicen o deseen utilizar dichos dispositivos.

A continuación, se encuentran los puntos clave a considerar al utilizar cámaras de seguridad; la legislación colombiana de datos personales siempre debe ser observada al momento de instalar sistemas de video vigilancia excepto cuando:

Las grabaciones se realicen en un ámbito exclusivamente doméstico;

Las grabaciones tengan fines periodísticos

Las grabaciones tengan como finalidad la seguridad nacional del Estado.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la utilización de sistemas de video vigilancia implica la obtención de la autorización de los titulares de los datos a través de los mecanismos dispuestos por la ley.

Igualmente, la ley de privacidad colombiana requiere la implantación de avisos de privacidad en todas las áreas monitoreadas. En los casos que se realicen grabaciones de audio, los titulares deberán ser informados.

Los avisos de privacidad deben contener, como mínimo, la siguiente información:

Datos de contacto del responsable del tratamiento;

Finalidades del tratamiento;

Derechos de los titulares de los datos personales; y la información sobre cómo acceder a la política de privacidad del responsable del tratamiento.

Los sistemas de video vigilancia deben utilizarse con un propósito legítimo, el cual debe ser descrito en la política de privacidad.

Debe limitarse la recolección de imágenes a lo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades previamente establecidas.

La toma de imágenes en espacios públicos debe evitarse.

Las imágenes recolectadas solo deben conservarse por el tiempo necesario para cumplir con los fines establecidos en la política de privacidad.

Los responsables del tratamiento de datos deben inscribir la base de datos que almacenan las imágenes captadas ante el Registro Nacional de Bases de Datos. No será necesaria la inscripción cuando el tratamiento consista sólo en la reproducción de imágenes en tiempo real.

Deben implementarse medidas de seguridad adecuadas para proteger la información recolectada a través de los sistemas de video vigilancia.

Para la recolección de imágenes de menores de edad se debe contar con la autorización de los padres o representantes legales. MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones. MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S de que:

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S actuará como responsable del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que, conjunta o separadamente podrá recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. disponible en la cartera y los archivos de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S

Es de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles o sobre menores de edad.

Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Los derechos pueden ser ejercidos a través de los canales gratuitos dispuestos por MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. y observando la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Copropiedad.

Para cualquier inquietud o información adicional relacionada con el tratamiento de datos personales, puedo contactar MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S al correo electrónico gerencia@multisoluciones.com.co

MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservan el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento.

Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente por MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S

Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.

El incumplimiento de esta política facultará a MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S., para iniciar las investigaciones del caso, a través de un proceso disciplinario y posteriormente aplicar las sanciones disciplinarias a que haya lugar.

VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 1 de marzo de 2016, y entró en vigencia a partir del mismo día. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de las instalaciones de MULTISOLUCIONES INTEGRALES S.A.S H.